美容室やサロンの予約表を見ていて、「予約は入っているのに細かい空き時間が多い」「空いているはずなのに予約を入れにくい」と感じたことはありませんか。
その原因のひとつとして考えられるのが、予約枠と実際の施術時間が合っていないことです。
カット、カラー、パーマ、ネイル、まつげなど、サービスによって必要な時間は異なります。また、同じメニューでも店舗の施術方法によって必要な時間は変わります。
予約枠は、できるだけ多く予約を入れるために作るものではありません。
お客様を待たせず、店舗側にも無理がなく、それでいて使いにくい空き時間をできるだけ作らないことが大切です。
今回は、美容室やサロンの予約枠を見直すときに確認したいポイントを紹介します。
美容室の予約枠とは？
予約枠とは、お客様から予約を受け付けるために確保する時間のことです。
たとえば、カットに60分必要であれば、その施術に必要な時間を予約表で確保します。
ここで重要なのが、「システム上の設定時間」ではなく「実際に必要な時間」を基準に考えることです。
昔からカットは60分、カラーは90分と設定していても、現在の施術内容やスタッフの働き方に合っているとは限りません。
まずは普段の営業を振り返り、実際の施術時間と現在の予約枠に大きな違いがないか確認してみましょう。
予約枠が合っていないと細かい空き時間が生まれやすい
予約表に30分だけ空いていても、その時間で受けられるメニューがなければ、実際には予約を入れられない時間になります。
このような細かい空き時間が頻繁に発生している場合は、予約の入り方だけではなく、予約枠の設定も確認してみましょう。
たとえば、60分のメニューと90分のメニューが多い店舗なのに、予約の開始時間が実際の施術時間とうまく合っていないと、予約と予約の間に使いにくい時間が残ることがあります。
ただし、空いている時間があること自体が問題というわけではありません。
休憩や清掃、準備などに必要な時間であれば、無理に予約で埋める必要はありません。
「予約に使えるはずなのに使えていない時間」がどのくらいあるのかを見ることがポイントです。
まずはメニューごとの実際の施術時間を確認する
予約枠を見直すときは、メニューごとの所要時間から確認します。
カットを60分で設定していても、実際にはほとんどのお客様が45〜50分程度で終わっているのであれば、現在の設定が店舗に合っているか検討する余地があります。
反対に、60分で設定しているのに毎回70分近くかかっているのであれば、予約枠を短くしすぎている可能性があります。
時間を短くすれば予約を多く受けられるように見えますが、施術が予定どおり終わらなければ、次のお客様を待たせることになります。
予約を多く入れられる設定ではなく、普段の営業で無理なく守れる時間を基準に考えましょう。
施術時間だけでなく準備や片付けも考える
予約枠を決めるときに忘れやすいのが、施術以外に必要な時間です。
お客様が退店したあとに清掃したり、使用した道具を片付けたり、次のお客様の準備をしたりする時間が必要な店舗もあります。
施術が60分で終わるからといって、60分後に必ず次のお客様を案内できるとは限りません。
特に一人美容室や少人数のサロンでは、会計や電話対応なども同じスタッフが行うことがあります。
予約が少し遅れただけで、その後の予約がすべてずれてしまうようであれば、予約枠を詰めすぎていないか確認してみましょう。
メニューの組み合わせによる空き時間も確認する
単独メニューだけではなく、実際によく予約される組み合わせを見ることも大切です。
美容室であれば、カットだけではなく「カット＋カラー」「カット＋パーマ」など、複数メニューを一緒に予約するお客様もいます。
単独メニューではきれいに予約枠へ収まっていても、組み合わせたときに細かい空き時間が発生することがあります。
普段の予約表を見ながら、「どのメニューの前後に空き時間ができやすいか」を確認すると、見直す場所を見つけやすくなります。
すべての組み合わせに合わせようとすると設定が複雑になるため、まずは予約されることが多いメニューから確認するとよいでしょう。
複数スタッフの店舗ではスタッフだけでなく設備も確認する
複数のスタッフがいる美容室やサロンでは、「スタッフが空いている＝予約を受けられる」とは限りません。
シャンプー台、施術席、個室など、同時に使用できる設備に限りがある場合があるからです。
スタッフには空きがあっても、同じ時間に設備の利用が重なれば予約を受けられないことがあります。
反対に、設備には余裕があるのに、予約の入れ方によって特定のスタッフだけ細かい空き時間が発生する場合もあります。
複数スタッフで営業している店舗では、スタッフの空き時間だけを見るのではなく、実際の施術の流れまで含めて予約枠を考えることが大切です。
一人美容室は余裕をなくしすぎない
一人美容室では、予約枠を効率よく使いたい一方で、余裕をなくしすぎないことも重要です。
施術、受付、会計、電話対応、清掃などを一人で行うため、予定外の対応が発生したときに代わってくれるスタッフがいません。
予約表だけを見ると空いている時間でも、実際の営業では必要な時間ということがあります。
そのため、「空き時間をゼロにする」ことを目標にするのではなく、必要な余裕を残しながら、使いにくい空き時間を減らしていく考え方が向いています。
予約経路が複数ある場合は予約表を分けすぎない
電話、LINE、Web予約、予約サイトなど、複数の方法で予約を受け付けている店舗では、予約枠だけでなく予約情報の管理方法にも注意が必要です。
それぞれを別の予約表で管理していると、一方では空いているように見えても、実際には別の予約が入っていることがあります。
予約枠を細かく調整しても、予約情報そのものがまとまっていなければ管理は複雑になります。
複数の予約経路を利用している場合は、できるだけ同じ予約表で空き状況を確認できる状態にしておくと管理しやすくなります。
予約枠は一度決めたら終わりではない
予約枠は、最初に設定して終わりではありません。
スタッフ数、メニュー、営業時間、お客様の予約傾向などが変われば、店舗に合う予約の取り方も変わります。
普段の予約表を見て、
「30分だけ空くことが多い」
「特定のメニューのあとに時間が余りやすい」
「午後になると予約が遅れやすい」
「空いているのに希望する時間へ予約を入れにくい」
といった状態が続いている場合は、予約枠を見直すきっかけになります。
一度にすべて変更するのではなく、原因になっていそうな部分から確認していくと、店舗への影響も把握しやすくなります。
まとめ
美容室やサロンの予約枠は、できるだけ多く予約を入れるためだけに設定するものではありません。
実際の施術時間、準備や片付け、メニューの組み合わせ、スタッフや設備の状況まで考え、お客様と店舗の両方に無理のない時間を作ることが大切です。
細かい空き時間が多い場合も、すぐに予約時間を短くするのではなく、まず「なぜその時間が空いているのか」を確認してみましょう。
必要な余裕は残しながら、予約に使える時間を使いやすくすることが、予約枠を見直す基本です。
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